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福州大学声像档案管理细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

为了提高学校声像载体档案工作的质量和管理水平,有效地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《照片档案管理规范》等法律、法规和规章,结合我校实际情况,特制定本细则。

一、声像档案工作的基本原则

(一)凡反映学校教学、科研、管理和重大活动,具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

(二)声像档案必须实行集中统一管理,遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。

(三)声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、宣传、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理,即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

二、声像档案归档范围的确定

(一)归档的学校各项活动中形成的、外单位形成的与学校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(三)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

具体归档范围为:

1.党和国家领导人以及省市领导视察工作形成的声像材料。

2.上级领导机关授予学校各单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片

3.重要会议和重要活动形成的声像材料。

4.学校在各项教学活动中形成的照片。

5.学校发生的重大事故,突发事件及抢险救灾现场照片。

6.学校校景及学校重要的石碑、牌匾、塑像照片。

7.在科研工作、科技管理、生产经管等主要业务活动中形成的声像材料。

8.在重要外事活动中形成的声像材料。

9.学校重大工程开工前原貌和开工、建设、落成等过程中形成的声像材料。

10.院士、知名科学家等名人在重要活动中形成的声像材料。

11.宣传介绍我校的专题声像材料。

12.新闻媒体有关我校报道的声像材料。

13.毕业生毕业合影照片。

14.其他具有长期保存价值的声像材料。

三、声像档案归档要求与方法

(一)形成积累

1.校长办公室、宣传部、外事办、教务处、科技处和其它承办学校重大活动的部处、学院等声像材料形成部门,均为主归档单位,分工归档。

2.声像项目负责人和制作人员,要按分工认真做好制作记录,整个工作结束后及时地把声像材料分类保存,并统一按归档要求制作目录,向综合档案室移交文字说明材料及声像载体材料。

(二)整理归档

1.归档原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位,一般按问题(内容、事由)进行分类。分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律,保持声像载体之间的有机联系,注意其成套性的特点,便于保管和利用。对声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的采用按主题内容逐一著录的方法,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2.归档分工

1)分工归口的声像档案材料,由各归口部门归档。

2)两个以上部门共同制作的,由主办部门归档。

3)外单位制作的反映学校活动的声像载体材料,由校长办公室负责征集或委托征集。

3.归档材料的整理

1)检查归档材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚,尤其是要保证光盘、影音等声像材料的可读性。

2)根据声像材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型进行系统整理,组成保管单位。

A. 照片档案原则一卷(册)为一个保管单位。一般按专题、内容组卷(册),同一专题、内容照片数量较多时可组成若干卷(册);数量少时可将若干专题、内容的照片组成一卷(册)。底片的组卷要与照片相对应,并注明参见号。

B. 录像带、录音带、电影胶片等档案原则一卷(盒)为一个保管单位。

C. 光盘由两张作为一盒组成一个保管单位。一般以可正反两面各存放一张光盘的塑料光盘盒作为一个保管单位。

3)照片及底片要有文字说明(包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素,a事由:照片影像所反映事件,事物的情由;b时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;c 地点:被摄物所在的具体地点;d 人物:照片影像上主要人物的姓名、身份;e景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景;f 摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人)。要查明所有要素,对于数码相片,应在归档时一并提交数码照片光盘,其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成时间、内容简介、制作单位和人员等。

4)录音带、录像带、影视片须注明所录内容、主要人物姓名身份、录制时间、录制播放长度、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。文字说明应与反映录音录像和影视片内容的文字稿、解说词、曲谱等文字材料一同立卷归档,放入盒内以便查阅。

5)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,各归档部门要认真编写好声像材料的文字说明,并利用档案管理软件进行目录数据著录,确保目录信息与声像材料相互对应。

四、声像档案的管理和提供利用

(一)声像档案的接收、保管

1)综合档案室每年负责接收声像档案,指导与监督形成部门做好档案管理软件数据信息著录工作,检查和核对档案目录信息,一同接收移交档案目录和声像材料,移交双方必须做好声像档案材料的质量和完整性检查并办理移交手续。移交目录一式两份,各执一份备查。

2)入库前,综合档案室应按规定进行检查,符合要求的声像档案方可入库。入库后,综合档案室应利用专用设备和必要保护措施,做好声像档案的保管工作。库房温湿度应控制在最适合的范围内,并重点采用防尘、防霉、防蛀、防磁、防光、防火、防高温、防污染等保护措施。

3)照片、底片定期进行检查,及时进行清洗和技术处理。经多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制,其他声像档案信息及时做好数据系统备份和异地备份。

(二)声像档案的开发利用

综合档案室应编制声像档案检索工具,积极为利用者提供服务。

声像档案原版不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批准后,方可提供复制件限期外借。外单位借用或复制声像档案,由综合档案室负责办理。如在借用中造成损坏,责任由借用单位负责。

声像档案利用的其他手续按《福州大学档案借阅利用制度》办理。

附件1.福州大学声像档案移交目录

附件2.归档光盘的标识

 

附件1  福州大学声像档案移交目录

 

附件2  归档光盘的标识

归档光盘的标识要符合档案管理和保护的要求。光盘标识一式两套,一套用于标识光盘,一套用于标识光盘盒。光盘上的标识可用记号笔书写于光盘背面。

1、归档光盘卷标内容。一般由光盘名称、年度和光盘编号等组成。

2、归档光盘标签。以文字形式标识,布局一般为顶1行,底2行,左右两列各3行。具体标识如下:

A 顶行居中标识:

第一行为光盘名称:实录全称或标准简称,用中文录入。

B 左列3行分别标识:

第一行为归档单位,即光盘制作提供的单位。

第二行为年代,以4位数字表示。

第三行为盘号,以3位数字组成。

C 右列三行分别标识:

第一行为文件容量,指存储在光盘中的实际文件容量,并非指光盘的最大容量,以数字加上单位组成。例:文件容量:108M

第二行为文件件数,以4位数字组成。

第三行为归档人员签名。

D 底行居中标识:

标识刻录日期,由8位数字组成,实录。例:刻录日期:20060216

3、光盘标识样张。