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管理办法

福州大学教学档案管理实施细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

 

为了进一步加强教学档案管理工作,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章,结合学校实际,制定本细则。
  一、教学档案管理的基本原则
  (一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

  (二)教学档案实行学校、部门(学院)两级管理:凡是在教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案,一律移交学校档案室(一级教学档案管理),职能部门及各学院应保存一级教学档案的复印件,便于工作查找方便;凡是各部门(学院)在教学工作中形成的、仅对各部门(学院)工作有保存价值或不需要长久保存的教学档案,由各部门(学院)负责收集、整理、保存并提供利用(二级教学档案管理)。

  ()教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分,必须实行"三纳入",即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;做到“四同步”,即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案同步;毕业生就业派遣、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与综合档案室出具归档证明同步。
  (四)各学院院长、各部门部(处)长为档案管理第一责任人,应明确一位领导分管
本单位教学档案管理的监督、检查工作,并配备相应兼职档案员,统一管理本部门教学文件材料,并定期整理。
  (五)各学院、各部门在教学实践和教学管理活动中产生形成的、办理完毕了具有查考保存价值的文件材料(包括底稿),都必须由本部门兼职档案员收集齐全,按部门分类保存整理立卷。

  二、教学档案归档范围的确定
  (一)确定的原则

  1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
  2.归档的教学文件材料必须反映教学管理,教学实践活动的全过程,保证完整,准确,系统。
  3.归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
  (二)归档的主要内容和重点
  1.归档的主要内容包括综合管理、教学教研管理、招生工作、学籍管理、学位工作、毕业生工作等方面。具体教学文件材料归档范围见《福州大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,教学专门档案归档范围见附表1。

  2.归档的重点是学校在教学工作特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
  三、教学文件材料的部门立卷与归档
  (一)形成与积累

  1.新学年开始后, 各学院、各部门兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作,并定期进行整理。
  2.教学管理部门应向各学院发放各种统一的教学文件材料表格,以达到归档材料规范化。
  3.归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。
  (二)整理组卷
  1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则。

  各学院、各部门兼职档案员应将形成积累的教学档案及时整理立卷。

  立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,原则上相同内容的文件组成一卷或一盒。同一内容的文件材料较多时,可分别组成若干卷或若干盒;也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少的文件合成一卷或一盒。教学文件材料采用A4纸或A3纸。已归入其他类档案的文件材料,应在备考表内注明。对文件材料系统整理组卷后,需装订、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后交到综合档案室。具体文书档案整理办法见《福州大学归档文件整理细则》。

   2.根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
  (三)归档验收

  1.  纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

  2.  移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整齐全,排列、整理是否符合要求,标题是否确切.凡不符合要求者,接收人应拒绝接收,并限其改正补交。

  3.  移交时填写移交目录,移交目录一式两份,双方各执一份.

  4.  教学文书档案于第二年六月前归档,其它教学专门档案于次年寒假前一次性归档。

  四、教学档案的管理

  (一)综合档案室负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记、填写归档说明书和提供利用。

  ()保管期限和保密期限已满的教学档案由学校档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

  ()教学档案保管期限文书类分为:永久、30年和10年;专门类分为:永久和长期。
  (四)教学档案的补充和修改

  1.各学院、各部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向综合档案室补充归档。

  2.凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准,加盖修改印章或立卷人印章,方可修改文件材料。

  3.档案室发现缺漏的文件材料,由负责的部门补齐上交,确实无法补齐的文件材料,由双方领导协商解决。

  五、教学档案的开发利用

  ()教学档案的借阅按《福州大学档案借阅利用管理办法》办理。

  ()综合档案室编辑各种形式的参考资料,如数据汇编、专题文摘、文件汇编,积极为领导和师生服务。
  附件1: 福州大学教学专门档案归档范围和保管期限表
  附件2: 福州大学教学类案卷移交目录