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管理办法

福州大学出版物档案管理实施细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

为了提高我校出版物档案(以下简称出版档案)工作质量和管理水平,充分发挥其作用,有效地为学校和社会服务。根据教育部《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》,结合我校实际情况,特制定本细则。

一、出版档案工作的基本原则

(一)高等学校在编辑出版刊物、图书等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他载体材料,均属出版档案。

(二)出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

(三)出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入学校出版编辑工作人员的职责范围,实行出版编辑工作与建档工作同步管理。

(四)学校出版编辑部门要有一位负责人分管出版档案工作,并确定兼职档案人员,认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档范围的确定

(一)归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,确保完整、准确、系统。

(三)归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

三、出版档案归档要求与立卷方法

()形成积累

1.学报编辑部(哲社版)、学报编辑部(自然版)和其他出版物形成部门为立卷单位,分工归口立卷。

2.各立卷单位根据出版刊物的形成规律,要按时间顺序排序,做好积累,做好收集整理工作。

(二)整理组卷

1.出版档案以出版物名称立卷,一书或一刊组成一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

2.出版物档案按出版物“年度——机构——保管期限”进行分类。出版物正本保管期限定为永久,底稿、审处表保管期限定为长期。出版物档案根据年度分类,年度采用出版物的出版年度,案卷号按最下位类目流水。具体图示如下:

 

3.兼职档案人员必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,拟出标题,利用档案管理软件著录目录信息,并打印卷内文件目录,编写卷内目录,连同底稿、审处表、样书顺序放入卷内。

4.填写卷内备考表。本卷情况说明一栏,应填写卷内文件的总件数与总页数,如有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人一栏,由组成本卷的责任者签名。检查人一栏,由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。

(三)归档验收

1.移交档案时,交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整;排列、书写是否符合要求;档案管理软件著录信息是否准确;凡不符合规定要求的,接收人可暂不接收,并要求移交人改正,补交。

2.学报编辑部兼职档案人员应在每年六月底以前,将上年应归档的出版档案,集中向校档案部门移交,移交时填写移交目录一式两份,双方各执一份。
四、
出版档案利用

出版档案利用手续按《福州大学档案借阅利用制度》办理。