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管理办法

福州大学实物档案管理办法

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

学校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品,是学校各项活动真实、形象、直观的记录,它的保存与展示,为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料,也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。
    为将具有保存价值的实物能够完整、系统、准确地归档保存,更好地提供利用,特对实物档案的管理作如下规定
:

一、实物档案的归档范围及保管期限
    凡是本部门在行使职能活动时,形成、获得或者收集的,具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案的保管期限分三种,重要的实物应永久保管,一般的定为长期或短期保管.
(一) 荣誉实物档案。学校团体和师生员工在教学、科研、外事、体育等活动中获得的省部级(含)以上涉及综合工作各级各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等。
(二) 字画实物档案。上级领导、国内外知名人士来院视察指导工作、考察、出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议留下的题词、题字、赠言手迹、作画、重要会议签到册等。
(三) 赠品、礼品实物档案。境内外友好单位、友好人士及校友赠送给学校的反映重要活动的锦旗、赠匾、纪念品;学校在公务外事(国内外校际交流等)活动中接受的珍贵礼品和纪念品等。
(四) 印信实物档案。由于机构变更或撤消,合并而失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等.
(五) 其他实物档案。 举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章等。学校在建设发展过程中具有纪念意义的物品,如:建校以来使用过的学校牌匾等;学校各个历史时期的证件和徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等及其他证书等。
二、实物档案的归档要求
   实物档案应使用数码相机数字化。实物档案的归档必须完整、系统、准确。各有关部门或个人应及时将反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给综合档案室统一管理.移交时,由移交部门填写打印《档案交接文据》一式两份,交接双方各存一份备查,并附说明词,包括:时间、地点、人物、主题、移交人等.获奖实物移交时还要附证书复印件,必要时附上获奖作品及作品照片。

1.凡属上级领导来校视察、指导及综合性活动产生的实物档案,归口由校长办公室或有关职能部门向综合档案室归档。
2.反映学校及校际间各项活动的实物档案,归口由有关职能部门向综合档案室归档。
3.反映学校外事活动的实物档案,归口由外事办向综合档案室归档。
4.反映教学、科研等活动的实物档案,归口由有关职能部门向综合档案室归档。
5.反映个人活动的重要实物档案,采取自愿原则向综合档案室移交归档,或由学校向个人征集。
6.学校和各部门不同时期的印章,在印章停止使用后由各单位办公室统一造册、截角、移交综合档案室保存,归档时应附印模一式两份.
7.字画、赠品、礼品实物档案移交时应说明物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。荣誉、成果实物档案等移交时应说明获奖名称、时间、地点及获奖单位、授奖单位等。

三、实物档案的管理
1.学校的实物档案及形成的数码照片交由综合档案室集中统一管理。
2.综合档案室对接收的实物档案,必须做好登记、编目,分类存放。
3.实物档案可按载体形式分别存放, 实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。奖状、字画等可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入卷盒保管,奖杯存放要避免叠压挤碰,印章可设置专用档案柜保管。综合档案室应采取有效保护措施,做好防盗、防尘、防潮、防虫等工作。

4.
为保证实物档案收集完整、齐全,学校各部门兼职档案员要协助综合档案室做好收集、归档工作.
5.归档时间:各项活动产生的实物档案,在活动结束后三个月内向综合档案室移交。任部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行注明。归档的实物档案应保持整洁、无破损。
6. 实物档案移交进馆时,一并移交下列材料:

(1)录入科怡档案管理系统的实物档案案卷目录。

(2)归档说明说明。
四、实物档案的开放利用
1、利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经本单位分管领导批准方能利用。

2、综合档案室要编制必要的检索工具,以便查找利用。

 

附:福州大学实物档案移交目录