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福州大学归档文件整理细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

 

    为适应档案管理现代化的需要,简化文件整理归档工作及规范归档文件的整理方法,促进文档一体化管理,提高机关工作效率,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》DA/T222000及福建省档案局颁布的《<福建省归档文件整理细则>(试行)》的要求,结合我校档案工作的实际情况,特制定《福州大学归档文件整理细则》。

    一、整理原则及质量要求

    归档文档整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

    二、整理方法

    (一)整理

    归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件;批复与报告、请示各为一件。

    (二)分类

    本校归档文件分类采用年度——机构——保管期限分类法。即:按归档文件的形式年度分类,在每个年度内,按单位内设机构设置类目,再根据保管期限分类。

    归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期(落款日期)为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档。

    (三)装订

    归档文件按件装订,采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;归档文件装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文本在后。

    (四)排列

    归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目内,按文件形式时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。

    (五)编号

    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设机构、年度、保管期限、盒号、件号、页数等项目。其格式如图1所示。归档章项目填写应严格按照图1所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。

1括号内加注的提示文字,用以说明编号项目在归档章的位置,实际制作归档章时无须刻出。

    1、盒号:填写归档文件所在的盒号,盒号是档案室按照盒上架排列后的顺序流水编制,每年一断号。

    2、年度:填写文件形成的年度。填写时以4位阿拉伯数字标注,公元纪年,如:2002

    3、保管期限:填写归档文件保管期限的简称或代码。保管期限的确定可参考《福州大学归档文件范围和保管期限表》。

    4、机构:填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。

    5、件号:填写归档文件排列顺序号。件号是档案室在文件归档整理时,根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注。

    6、页数:填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。

    (六)编目

    归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图2

 1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。

        1)件号:填写室编件号。

    2)责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

    3)文号:填写文件的发文字号。填写时应照实抄录,不能省略。

    4)题名:填写文件标题。文件没有题名或题目不规范的,应根据文件内容重新填写或补充,并补加“〔〕”。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。

    5)日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如:20020909。填写两行时,应为

    6)页数:填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。

    7)备注:注释文件需要说明的情况。

    2、归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型,目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目(见图3),其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称规范化的简称。

(七)装盒

    归档文件应严格按照件号顺序装盒,并填写档案盒封面、盒脊等项目。(不同类别、不同机构、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放放同一档案盒)

    1、档案盒:

    1)档案盒的外形尺寸为310×200mm,盒脊厚度可根据需要设为20mm30mm40mm等。

    2)档案盒在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。(见图4

    3)档案盒应采用无酸纸制作

  2、备考表:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。(见图5

    1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    2)整理人:负责整理归档文件整理质量的人员姓名。

    3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

    4)日期:归档文件整理完毕与日期。

(八)整理说明

    归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”(见图6),主要说明年度文件归档的总数量,不同类别与保管期限归档文件的数量,及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

三、归档范围及归档时间

    (一)归档范围

    归档的各类档案必须对学校和社会的当前与长远,具有参考作用、凭证作用和研究价值;必须反映学校教学、科研、党政管理及其他各项活动的全过程,保证凭证完整、准确、系统,必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,符合教学、科研、党政管理及其他各项活动的不同类别,具体的归档范围和保管期限可参照我校制定的《福州大学档案归档范围及保管期限表》执行。

(二)归档时间

    按年度归档的部门在次年6月底以前归档,教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年年底前归档。

    各归档单位借助《世纪科怡档案管理系统》实现计算机辅助归档文件整理。本细则自发文之日起开始执行。