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福州大学基建类档案管理实施细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

为了提高我校基本建设类档案(以下简称基建档案)工作的质量和管理水平,充分发挥基建档案在学校发展建设中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章,结合我校实际,特制定本细则。

一、基本原则

1、凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属基建档案。

2、基建档案必须实行集中统一管理,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3、基建档案工作要纳入学校基建规划、计划及管理制度和基建管理人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图纸的验收工作同步进行。

4、把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

二、归档范围及保管期限表

 

三、部门立卷与归档流程

1、形成积累

(1)学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

 

(2)基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

(3)各施工、监理单位须明确分管档案工作的领导和负责档案工作的人员,主动做好项目前期文件和施工、监理过程中的原始资料的积累、整理工作,并及时交学校基建部门汇总、整理、归档。

(4)基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

(5)基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理、归档。

(6)学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的收集积累工作。

(7)基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

(8)学校基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

(9)使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

(10)凡属重要工程项目和经常使用的文件材料要有副本,其文件材料一般归档一份。

(11)设计图和竣工图在施工中会有改变、改变图纸也应收集归档。

(12)归档的基建文件材料要格式统一,字迹工整,图像清晰。

(13)归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。

(14)归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

(15)工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

(16)学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2、整理组卷

(1)基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,按照“谁形成,谁负责”的原则,由建设单位各部门和施工、监理单位将应归档基建文件材料整理后,送交校基建部门专(兼)职档案员组卷归档。

(2)基建部门专(兼)职档案员根据基建文件材料的形成规律,以材料间的有机联系和便于利用查考为组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

编号方法与标识:根据基建档案的内容构成和形成特点,按项目分类,案卷号按最下位类目流水。具体图示如下:

 

注:综合管理用文件形成年度,项目用竣工年度

(3)文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

(4)基建部门专(兼)职档案员拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

(5)基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用平放方式保管。

(6)基建部门专(兼)职档案员编写页号,页号位置在非装订线一侧的下角。

(7)基建部门专(兼)职档案员填写卷内目录和备考表。

(8)草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。

(9)工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责任人审查签字后,放在第一卷的卷内目录之后。

3、归档验收

(1)学校档案部门应是工程验收小组成员单位,基建项目在验收时,必须有校档案室人员参加,以监督、检查、指导基建文件材料的清点、验收工作,否则不能组织工程竣工验收。

(2)基建项目在验收前,校基建部门应组织项目施工、监理单位负责人以及有关人员进行档案自检,并在此基础上形成项目档案自检报告。

(3)基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真审查、验收归档的档案资料。

4)学校基建部门应从基建总投资中扣留5%,作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后发还。

(5)制作填写移交目录,一式两份,连同案卷经档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

四、岗位职责

1、分管基建工作的校领导职责

(1)组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规,把基建档案工作列入本校基本建设的发展计划之中,在经费、库房、设施和人员配备等方面为做好档案工作提供条件。

(2)定期检查和研究解决基建档案工作中存在的实际问题。

2、基建管理部门负责人职责

(1)编制基建档案工作的长远规划和年度计划,制订和健全有关管理制度。

(2)把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中,加强对设计、施工、监理等单位的指导、监督,确保重点建设项目档案的完整、准确和系统。

(3)定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

(4)项目结束后,组织收齐基建档案,审查基建材料归档是否完整、系统、准确。

 (5) 参加基建档案资料的鉴定工作。

3、学校档案部门职责

(1)贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定本单位基建档案工作各项规章制度。

(2)监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作。

(3)负责基建档案资料的接受、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作。

(4)积极组织开发基建档案资料信息资源,充分发挥其作用。

4、基建部门专(兼)职档案人员职责

(1)负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。

(2)根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

(3)归档案卷要组卷合理,编写页号要准确,卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚,案卷标题要简明扼要。

(4)接受档案部门的业务指导和督促检查,按规定时间向档案部门移交档案。

(5)参加业务学习,提高工作水平。

(6)认真完成整理组卷的全部工作。

5、施工、监理单位档案工作职责

(1)施工、监理单位应做好自身形成文件材料的积累、整理。监理单位还应负责对施工单位文件形成和管理进行监督,使每一份文件的形成、积累、归档等都得到较好的控制。

(2)接受校基建部门对文件材料形成和管理进行监督和控制。