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管理办法

福州大学财会类档案管理实施细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

 

为加强学校财会类档案工作业务建设,不断提高会计档案工作的管理水平,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《会计档案管理办法》等法律、法规和规章,结合我校实际情况,特制定本办法。

第一条  学校的会计档案是记录和反映学校经济业务的重要资料和证据,是学校全部档案的重要组成部分。因此,会计档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第二条  会计档案管理部门必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。计财处应加强对会计档案管理的领导,将财会档案工作纳入财务管理的长远规划和年度计划,制定和健全有关管理制度,并设置专人负责。

第三条  会计档案归档的原则:

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须是对学校和本部门与社会当前及长远具有参考价值与凭证作用的。

2.归档的会计文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的类型特点,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3. 根据财会档案的内容和形成特点,凭证、报表按年月序,帐簿按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序,案卷号按最下位类目流水。编号方法具体图示如下:

 

第四条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

1.会计凭证类: 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、预算凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类:月季、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

4.其他类:工资册、年终奖金及补发、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计移交清册、银行对账单及银行余额调节表。

第五条  学校计财处作为会计档案的立卷单位,对于当年形成的会计档案,应当按照归档要求将会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容、数量和保管期限分别整理立卷,装订成册并编制会计档案保管清册。

第六条  应按照会计年度时间进行组卷。组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度以50px为宜。不同年度的会计核算材料原则上不能放在一起立卷。

第七条  对于会计账簿类、财务报告类、其他类的会计档案应附备考表。备考表应记录案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

各类档案应编写页码,每卷页码均从1开始,页号的位置在每页材料非装订线一侧的上角。

    第八条  应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准。外单位查阅或者复制会计档案,要持有单位的正式介绍信并经本单位主管会计工作的负责人批准,方可提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

    第九条  当年产生的会计档案,要及时整理组卷。鉴于我校的情况,经省档案局批准,校计财处档案室可以保留连续三年的会计档案。

    保管期满后,应及时移交校综合档案室,并办理移交手续。

    第十条  移交本单位保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求,凡不符合要求的,校综合档案室有权拒绝接受,并要求限期改正后归档。

    校综合档案室接收保管的会计档案,如个别需要拆封重新整理的,经移交单位的主管领导批准后会同移交会计档案单位的档案管理人员共同拆封整理,以分清责任。

     第十一条  移交会计档案时应编制移交清册,一式四份,分别经移交单位、移交单位负责人及经移交单位经办人、接收单位、接收单位负责人及接收单位经办人审核签字盖章后,连同案卷集中向校综合档案办理移交手续。

    第十二条  学校会计档案的保管期限分为永久、二十五年、十五年、五年、三年。

我校与省档案局共同研究确定了学校会计档案的保管期限表,该表规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管期限原则上应按照该表执行。

 

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

    第十三条  对保管期限已满的会计档案,可以按以下程序销毁:

    1.由校计财处向校档案鉴定小组报告提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

    2. 计财处主管领导在会计档案销毁清册上签署意见。

    3.由校档案鉴定小组提出鉴定意见并报请有关部门批准后,方可销毁。

4.销毁会计档案时,应由校审计部门、计财处及校综合档案室按照会计档案销毁清册所列内容共同清点核对,共同监销。销毁后,在销毁清册上共同签名盖章。  

5.会计档案销毁清册的编制除本条1的内容外,还必须有销毁会计档案审批表、鉴定意见书及需销毁的会计档案案卷目录组成,其内容应填写、签章齐全完整。

    销毁清册一式三份,一份归档、一份交校综合档案室、一份交计财处备查。

    第十四条  对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

    对正在使用的建设项目,在该项目申请报废前,其原始凭证不得销毁。

    第十五条 校综合档案负责对会计档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

    校综合档案室应积极提供会计档案为学校经济业务等各项工作服务,向外单位提供利用时,档案原件不得借出。特殊情况因工作需要而借出会计凭证、帐本等原件的,应根据学校档案管理规定办理相关手续,并由学校档案管理部门人员陪同前往办理,办理完毕,会计凭证、帐簿等原件应及时归还校档案管理机构。

校综合档案室对于违反会计管理制度的有权进行检查纠正,情节严重的应报校主管领导或审计机关严肃处理。