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福州大学科研类档案管理实施细则

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-01-08 浏览次数:

 为了加强我校科研类档案(以下简称“科研档案”)的质量和管理水平,充分发挥科研档案在学院教学、科研中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章,结合我校实际,特制定本细则。

 

一、基本原则

㈠ 科研档案是科研活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

㈡ 科研档案是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作与建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。

(三)科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档等项工作应纳入科技处相关人员的职责范围,并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

 

二、科研档案工作岗位责任制

㈠ 分管科研工作的校领导职责

1、组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针政策和法规,把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,为科研档案工作提供条件。

2、定期检查和研究科研档案工作中存在的实际问题。

㈡ 科技处在科研档案管理中职责

1、将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2、制定和健全有关管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中。

3、在下达科研计划时,向课题组长明确提出归档要求。

4、在项目结项验收同时,组织对项目档案的验收。

5、负责科研综合性材料的整理、立卷、归档。

6、提出科研档案案件的保管期限和密级。

㈢ 科研项目主持人职责

1、提出建档计划,在制定和讨论课题工作计划安排时,向课题组成员布置形成积累文件材料的任务和方法,并进行检查。在课题结束后,组织收齐并系统组卷,保证归档材料完整、准确、系统。

2、向科研管理部门办理移交手续。

三、科研档案归档范围和保管期限的确定

1. 开题报告、任务书、批准书                                     永久

2. 协议书、委托书、批准书                                       永久

3. 研究方案、计划、调查研究报告                                 永久

4. 实验记录、图表、照片                                         永久

5. 实验分析、计算、整理数据                                     永久

6. 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书                   永久

7. 实验装置操作规程、安全措施、事故分析                         长期

8. 阶段报告、科研报告、技术鉴定、鉴定证书                       永久

9. 成果申报、科研成果登记表、鉴定、审批                         永久

10.考察报告、重要课题研究报告等                                 永久

11. 论文专著                                                    永久

 

四、整理组件要求

科研项目文件材料原则上应在项目结题或鉴定后两个月内归档。由课题组交于科技处兼职档案员立卷,并将形成积累的全部文件材料,进行系统整理立卷,具体步骤如下:

㈠ 组卷

1、科研项目文件材料以课题为单位组卷,应反映科研课题的形成规律和内在联系。其中,最能反映课题概况的文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等,应整理组成综合卷,排放在课题案卷之首,其余文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列,依次立卷。

2、课题文件材料较多时,可按课题各阶段组成数卷;材料较少的,可一题一卷。每卷厚度不超过75px

3、编号方法与标识:科研类档案根据科研档案的内容和特点,按科研项目分类,再根据分类方案的最低一级类目流水编号,卷号顺序从“1”开始标注。具体图示如下:

 

 

 

注:综合类用文件形成年度,项目用完成年度

 

㈡ 排序

1、原则上文字材料在前,图表、声像材料在后,有译文的外文资料在前,原文在后。

2、其它文件材料按形成时间排序;或按重要程度排序,如鉴定证书应放在鉴定会材料之前,总结报告应在所附论文之前,实验纪录放在最后。

3、不可分开的科研材料按以下要求排列:正件在前附件在后,印件在前原稿在后,批复在前请示在后。

㈢ 检查案卷文件材料

1、检查案卷文件材料是否齐全、完整、准确、系统;

2、检查案卷文件材料用笔(黑色水笔)是否符合归档要求。不符合归档要求的应予纠正,否则禁止归档。

㈣ 整理

对装订线以外有字迹的或破损的文件材料,以及与文件材料不可分割的照片、小字条,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要进行折叠;除掉文件材料上的金属物。用科技档案盒方式保管,每件科研材料用线绳装订。

㈤ 编页号

卷内材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。

㈥ 填写卷内文件目录(输入电脑)

必填内容:归档时间、保管期限、件号、盒号、文件编号、文件题名、文件时间、责任者、页数、归档单位、单位名称、主题词。使用计算机打印。

㈦ 填写卷内备考表

注明除纸质以外其它载体材料的数量,及其它需说明的内容。

立卷人:由立卷责任人签名。

检查人:由课题组负责人审查、签名。

日期:由立卷人填写实际立卷日期。

㈧ 拟写案卷封面

1、案卷题名

案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致。题名一般不超过50个字,包括主要责任者、项目名称、内容、文种名称(或采用项目的名称代字、代号及其阶段、组件、部件的代字、代号和名称)。

例如:“***项目立项申请、合同及鉴定会材料”

***项目的实验记录”

***项目的申请、批准、论文及成果奖励申报书、证书等”

2、归档单位:课题组所在学院、教学部、研究所等。

3、起止日期:卷内文件材料实际形成的起止时间。

4、保管期限:

 科研成果档案的保管期限:一般为永久、长期(50年以内)和短期(15年以下)三种,凡是记录和反映我校重大科研活动,对我校科研工作具有长远利用价值的重大科研成果档案,定为永久保存;在较长时间内具有利用价值的定为长期保存;利用时间较短的定为短期保存。

5、页号:卷内文件材料的总页数。

㈨ 案卷装订:

科研项目档案一般装盒保管,案卷要求用线装订。

 

五、科研档案的补充和修改

㈠ 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

㈡ 对已归档的科研文件材料需修改时,必须填写修改申请单,经课题负责人同意、科研处批准。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

㈢ 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

 

六、归档流程

㈠ 科技处在下达科研计划时,将档案资料袋、记录本及有关项目申请、批复等综合性文件发给课题负责人,并明确科研档案的建档的要求。

㈡ 课题组长在制定和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,课题组负责人或指定专人作兼职档案员。

㈢ 课题组在项目鉴定或结题时,同时提供完整的、系统的组卷材料,由科技处审查验收,同时办理结题手续。

㈣ 科研档案(包括综合性文件)由科技处兼职档案员负责整理立卷,于次年6月底前交校档案室归档。

㈤ 课题负责人及时补充结题批复、成果请奖、成果转化等材料交于科技处兼职档案员。

 

七、科研成果档案保管、保密和借阅制度

㈠ 借阅者需填写档案借阅登记表,征得课题组主要负责人同意并经科技处负责人签字方可借阅,若需查阅本人直接参与项目的资料凭本人工作证即可。查阅涉密科研档案并经分管校长批准后方可提供利用,但不得摘录、复制、拍摄。

㈡ 档案资料一律不准复制、抄录,确需复制、抄录者,应在借阅登记表中详细注明。原则上在档案室内查阅,确需带出使用要办理借阅手续,三日内归还。

㈢ 科研档案不得随意拆散、抽取和调换,违者或发现有损坏者,追究其责任。

㈣ 档案工作人员必须严格执行《国家保密法》和保密规定,维护科技成果档案的安全和国家机密。对机密以上科技成果档案必须妥善保密,以防止丢失、泄密事件的发生。档案工作人员要定期检查科研成果档案保密、保管情况,对损坏或褪变档案要及时采取措施,进行修补和复制。

㈤ 科研档案由校档案室集中统一保管,保管、检查、销毁按《福州大学档案管理办法》执行。